Bielefelds Digitalisierungsoffensive: Wie die Stadtverwaltung papierlose Akten bis 2026 durchsetzt
Lea Braun
Bielefelds Digitalisierungsoffensive: Wie die Stadtverwaltung papierlose Akten bis 2026 durchsetzt
Verwaltung Bielefeld startet 2017 große Digitalisierungsoffensive
Die Stadtverwaltung Bielefeld begann 2017 eine umfassende Digitalisierungsinitiative, um papierbasierte Akten und den klassischen Postverkehr durch ein einheitliches E-Akten-System zu ersetzen. Das auf der Lösung nscale eGov des Anbieters Ceyoniq aufbauende Projekt sollte Arbeitsabläufe in allen städtischen Behörden und Fachbereichen vereinfachen. Nach einer Pilotphase und pandemiebedingten Anpassungen wird das System nun zügig ausgebaut.
Das Ziel der Stadt war klar: ein zentrales digitales Aktenmanagement für jede Behörde und Organisationseinheit schaffen. Damit sollten veraltete papiergebundene Akten und physischer Postverkehr abgelöst werden, um Prozesse zu beschleunigen und effizienter zu gestalten. Die gewählte Lösung nscale eGov wurde als "standardisierte Akte" mit flexiblen Verschlagwortungsoptionen konzipiert, sodass jede Abteilung ihr eigenes Klassifizierungssystem anpassen kann.
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Die Pilotphase lief bis 2020, doch die Pandemie zwang zu einer Neuausrichtung, um die Einführung zu beschleunigen. Mittlerweile haben 23 Ämter und kommunale Unternehmen vollständig auf das E-Akten-System umgestellt. Weitere Bereiche werden in parallelen Teilprojekten migriert – bis Ende 2026 soll die gesamte Stadtverwaltung das System nutzen.
Die digitalen Akten werden in virtuellen Schränken gespeichert und sind für berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übergreifend zugänglich. Dadurch entfallen langsame, manuelle Schritte bei der Aktenbearbeitung, was die Arbeitsabläufe spürbar beschleunigt.
Die Umstellung auf E-Akten hat bereits Verzögerungen beim Zugriff auf und bei der Weitergabe von Dokumenten beseitigt. Mit 23 live geschalteten Behörden und weiteren geplanten Ausrollungen ist Bielefeld auf Kurs, die stadtweite Digitalisierung bis 2026 abzuschließen. Die Flexibilität des Systems und der gemeinsame Zugriff sind entscheidend für die wachsende Akzeptanz.
